Algemene voorwaarden
ALGEMENE VOORWAARDEN
JAPAN POP CULTURE FESTIVAL
Versie: september 2026
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten, bestellingen, ticketverkopen, standplaatsboekingen en overige diensten van Japan Pop Culture Festival.
Door een bestelling te plaatsen, een ticket te kopen, een standplaats te boeken, deel te nemen aan het evenement of anderszins een overeenkomst met Japan Pop Culture Festival aan te gaan, verklaart de betreffende persoon of onderneming kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.
Artikel 1 – Organisatie en definities
Japan Pop Culture Festival wordt georganiseerd onder de handelsnaam Japan Pop Culture Festival, hierna te noemen: “Organisator”.
Het evenement vindt plaats op 29 en 30 mei 2027 in de Werkspoorkathedraal, Tractieweg 41, 3534 AP Utrecht, tenzij door de Organisator anders wordt gecommuniceerd.
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
Evenement: Japan Pop Culture Festival en alle daarmee samenhangende activiteiten.
Bezoeker: iedere natuurlijke persoon die het evenement bezoekt of daarvoor een toegangsbewijs heeft aangeschaft.
Standhouder: iedere onderneming, ondernemer, artiest, maker, verkoper, organisatie of andere partij die tijdens het evenement een stand, tafel, verkoopplaats, foodstand of andere ruimte gebruikt.
Ticket: ieder geldig toegangsbewijs voor het evenement.
Standplaats: iedere door de Organisator beschikbaar gestelde commerciële of niet-commerciële ruimte, waaronder tafels, stands, kramen, foodstands en maatwerkplaatsen.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten, bestellingen en diensten van de Organisator.
Voor specifieke onderdelen van het evenement kunnen aanvullende voorwaarden of huisregels gelden. Wanneer aanvullende voorwaarden van toepassing zijn, worden deze vóór of bij het aangaan van de overeenkomst beschikbaar gesteld.
Door het aanschaffen van een ticket of standplaats gaat de koper akkoord met de op dat moment geldende voorwaarden.
Wanneer een bestelling namens een onderneming of organisatie wordt geplaatst, verklaart degene die de bestelling plaatst bevoegd te zijn deze onderneming of organisatie aan de overeenkomst te binden.
TICKETS & BEZOEKERS
Artikel 3 – Tickets
Tickets geven uitsluitend toegang tot het evenement op de datum, het tijdstip en voor het tickettype dat op het toegangsbewijs is vermeld.
De koper is zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte gegevens tijdens het bestelproces.
Tickets mogen niet worden vervalst, gewijzigd, gekopieerd of op andere wijze worden gemanipuleerd.
Een ticket kan bij de entree elektronisch of op andere wijze worden gecontroleerd.
Een ticket dat reeds is gebruikt of ongeldig is verklaard, geeft geen recht op toegang.
De Organisator kan aanvullende controles uitvoeren wanneer er twijfel bestaat over de geldigheid van een ticket.
Artikel 4 – Ticketprijzen
Alle aan consumenten getoonde ticketprijzen zijn inclusief de wettelijk toepasselijke btw, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
Eventuele service-, transactie- of andere kosten worden tijdens het bestelproces vermeld voor zover deze afzonderlijk in rekening worden gebracht.
De Organisator mag verschillende verkoopfasen hanteren, zoals Early Bird, First Release, Regular Release, Final Release of andere prijsfasen.
Een prijsverlaging of promotie die plaatsvindt nadat een ticket is gekocht, geeft geen recht op restitutie van het prijsverschil.
Artikel 5 – Herroepingsrecht en restitutie tickets
Voor overeenkomsten betreffende vrijetijdsbesteding die op een specifieke datum of gedurende een specifieke periode plaatsvinden, kan het wettelijke herroepingsrecht voor consumenten zijn uitgesloten.
Wanneer deze wettelijke uitzondering van toepassing is, kan een gekocht ticket niet binnen veertien dagen zonder reden worden geannuleerd.
Tickets worden in beginsel niet gerestitueerd wanneer een bezoeker zelf besluit het evenement niet te bezoeken.
Persoonlijke omstandigheden, ziekte, gewijzigde reisplannen, weersomstandigheden of andere omstandigheden aan de zijde van de bezoeker geven in beginsel geen automatisch recht op restitutie.
Dit artikel doet geen afbreuk aan dwingendrechtelijke consumentenrechten.
Artikel 6 – VIP- en speciale tickets
VIP-, Early Access- en andere speciale tickets kunnen aanvullende voordelen bevatten.
De inhoud van deze voordelen wordt vermeld bij het betreffende ticket.
Kleine wijzigingen in de invulling van VIP-voordelen geven geen recht op restitutie, zolang de essentie van het betreffende ticket redelijkerwijs behouden blijft.
Een aangekondigd cadeau, goodiebag of ander fysiek voordeel kan worden vervangen door een redelijk gelijkwaardig alternatief wanneer levering van het oorspronkelijke product redelijkerwijs niet mogelijk is.
Artikel 7 – Kinderen en minderjarigen
Voor kinderen kunnen aparte ticketcategorieën en leeftijdsgrenzen gelden.
De leeftijd op de dag van het evenement is bepalend.
De Organisator kan bij twijfel om een geldig bewijs van leeftijd vragen.
Ouders, verzorgers en begeleiders blijven zelf verantwoordelijk voor minderjarige bezoekers die zij begeleiden.
TOEGANG & HUISREGELS
Artikel 8 – Toegang tot het evenement
De Organisator behoudt zich het recht voor bezoekers de toegang te weigeren of van het evenement te verwijderen wanneer dit noodzakelijk is voor veiligheid, orde, naleving van wet- en regelgeving of bescherming van andere bezoekers, medewerkers of standhouders.
Dit kan onder andere het geval zijn bij agressie, intimidatie, discriminatie, diefstal, vandalisme, gevaarlijk gedrag, ernstige overlast, dronkenschap, gebruik of bezit van verboden middelen of het niet opvolgen van redelijke aanwijzingen van medewerkers of beveiliging.
Wanneer toegang op grond van verwijtbaar gedrag van de bezoeker wordt geweigerd of beëindigd, bestaat in beginsel geen recht op restitutie.
Artikel 9 – Veiligheid en verboden voorwerpen
Het is niet toegestaan wapens, verboden middelen, explosieven, gevaarlijke stoffen of andere voorwerpen die naar het oordeel van de beveiliging of Organisator een veiligheidsrisico vormen mee te nemen.
Voor cosplaywapens, replica's en props kunnen afzonderlijke veiligheidsregels gelden.
De Organisator kan verlangen dat dergelijke voorwerpen vooraf of bij de entree worden gecontroleerd.
Wanneer een voorwerp naar het oordeel van de Organisator of beveiliging onvoldoende veilig is, kan toegang met dat voorwerp worden geweigerd.
Artikel 10 – Cosplay
Cosplay is welkom tijdens het evenement, mits kostuums en accessoires geen gevaar of ernstige hinder veroorzaken.
Bezoekers blijven zelf verantwoordelijk voor hun kostuums, accessoires en eigendommen.
Kostuums of uitingen die in strijd zijn met de wet of die een ernstig veiligheidsrisico vormen, kunnen worden geweigerd.
PROGRAMMA EN EVENEMENT
Artikel 11 – Programmawijzigingen
Alle aangekondigde artiesten, activiteiten, workshops, demonstraties, standhouders, foodconcepten, zones en andere programmaonderdelen zijn onder voorbehoud.
De Organisator mag het programma, de indeling, tijden, locaties binnen het evenement of onderdelen daarvan wijzigen wanneer omstandigheden daartoe aanleiding geven.
Het uitvallen of wijzigen van één of meerdere standhouders, artiesten, workshops, activiteiten of programmaonderdelen geeft niet automatisch recht op restitutie van een ticket.
Artikel 12 – Openingstijden
De Organisator stelt de definitieve openingstijden vast en kan deze indien noodzakelijk aanpassen.
VIP-, Early Access- of andere speciale ticketcategorieën kunnen andere toegangstijden hebben dan reguliere tickets.
Artikel 13 – Overmacht
Wanneer het evenement geheel of gedeeltelijk niet kan plaatsvinden als gevolg van omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van de Organisator, is sprake van overmacht.
Daaronder kunnen onder andere vallen: extreme weersomstandigheden, brand, overstroming, epidemieën of pandemieën, oorlog, terrorisme of dreiging daarvan, overheidsmaatregelen, nationale rouw, stakingen, uitval van essentiële infrastructuur, ernstige technische storingen, stroomuitval, calamiteiten, onbeschikbaarheid van de locatie en andere omstandigheden waardoor uitvoering redelijkerwijs onmogelijk of onveilig wordt.
In geval van overmacht kan de Organisator het evenement verplaatsen, wijzigen, inkorten, opschorten of annuleren.
De rechten van bezoekers en andere contractspartijen worden in een dergelijke situatie vastgesteld overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de concrete omstandigheden.
FOTO, VIDEO & MEDIA
Artikel 14 – Foto- en video-opnamen
Tijdens Japan Pop Culture Festival kunnen foto-, video- en geluidsopnamen worden gemaakt voor verslaglegging, promotie en communicatie rondom het evenement.
Bezoekers en standhouders kunnen daarbij incidenteel herkenbaar in beeld komen.
Waar voor publicatie of gebruik van beeldmateriaal afzonderlijke toestemming wettelijk vereist is, zal de Organisator daarmee rekening houden.
Bezoekers die bezwaar hebben tegen gerichte of prominente opnamen kunnen dit kenbaar maken bij de betreffende fotograaf of bij de Organisator.
Artikel 15 – Eigen opnamen door bezoekers
Fotograferen en filmen voor privégebruik is toegestaan, tenzij bij een specifiek programmaonderdeel anders wordt aangegeven.
Professionele of commerciële fotografie, videoproductie, interviews en andere commerciële media-activiteiten kunnen voorafgaande toestemming van de Organisator vereisen.
STANDHOUDERS
Artikel 16 – Aanmelding en acceptatie
Een boeking van een standplaats betekent niet automatisch dat deelname definitief is geaccepteerd.
Japan Pop Culture Festival is een gecureerd evenement. De Organisator behoudt zich daarom het recht voor iedere aanmelding en het aangeboden assortiment te beoordelen.
Het assortiment dient voldoende aan te sluiten bij Japan, Japanse cultuur, Japanse popcultuur of een door de Organisator passend geachte categorie van het festival.
Wanneer een aanmelding na betaling niet wordt geaccepteerd, wordt het voor de betreffende standplaats betaalde bedrag terugbetaald.
De Organisator hoeft een weigering niet uitvoerig inhoudelijk te motiveren.
Artikel 17 – Assortiment
De standhouder mag uitsluitend producten en diensten aanbieden die zijn aangemeld en/of door de Organisator zijn toegestaan.
Na acceptatie mag het assortiment niet zonder toestemming zodanig worden gewijzigd dat het niet langer aansluit bij de oorspronkelijke aanmelding of het festivalconcept.
Algemene braderieartikelen, niet-relevante handelswaar en andere producten zonder voldoende relatie met het festivalconcept kunnen worden geweigerd.
De Organisator kan de verkoop van bepaalde producten tijdens het evenement laten beëindigen wanneer deze niet overeenkomen met het goedgekeurde assortiment.
Artikel 18 – Namaak en intellectuele eigendom
De verkoop van illegale namaakproducten, ongeautoriseerde reproducties of andere producten die inbreuk maken op rechten van derden is niet toegestaan.
De standhouder is volledig verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de door hem of haar verkochte producten, afbeeldingen, merken, ontwerpen en andere materialen.
De Organisator controleert niet vooraf of ieder individueel product voldoet aan alle intellectuele-eigendomsrechten.
Eventuele claims van rechthebbenden die voortvloeien uit producten of materialen van een standhouder komen voor rekening en verantwoordelijkheid van de betreffende standhouder, voor zover wettelijk toegestaan.
Artikel 19 – Standplaats en indeling
De Organisator bepaalt de definitieve indeling van het evenement en de plaats van iedere standhouder.
Voorkeuren kunnen worden doorgegeven, maar kunnen niet worden gegarandeerd tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
De Organisator kan de standindeling tot en met het evenement wijzigen wanneer dit noodzakelijk of wenselijk is voor veiligheid, bezoekersstromen, productie of de algehele festivalindeling.
Een redelijke wijziging van de locatie van een stand binnen het evenement geeft geen automatisch recht op restitutie.
Artikel 20 – Tafels en standruimte
Voor zover bij het betreffende product niet anders is vermeld, hebben standaardtafels een formaat van ongeveer 180 × 75 cm.
De geboekte ruimte mag niet zonder voorafgaande toestemming worden uitgebreid.
Gangpaden, nooduitgangen, brandblusmiddelen en technische voorzieningen moeten te allen tijde vrij blijven.
Materialen, rekken, displays en producten moeten binnen de toegewezen ruimte worden geplaatst, tenzij anders overeengekomen.
Artikel 21 – Onderverhuur en overdracht
Een standplaats mag niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisator worden doorverkocht, onderverhuurd, gedeeld of overgedragen aan een andere onderneming of persoon.
De Organisator mag aanvullende informatie opvragen over partijen die gezamenlijk een stand willen gebruiken.
Artikel 22 – Betaling
Een standplaats is pas gereserveerd nadat de vereiste betaling succesvol is ontvangen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
De prijzen en eventuele btw worden bij het betreffende standproduct of de offerte vermeld.
Eventuele aanvullende voorzieningen kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht.
Artikel 23 – Annulering door standhouder
Een annulering dient schriftelijk te worden doorgegeven.
Tenzij bij de boeking uitdrukkelijk andere annuleringsvoorwaarden zijn vermeld, geldt:
Tot 30 dagen vóór het evenement: 50% van het betaalde standbedrag wordt gerestitueerd.
Minder dan 30 dagen vóór het evenement: geen restitutie.
Eventuele betalings- of transactiekosten die niet door de betaalprovider aan de Organisator worden terugbetaald, kunnen voor zover wettelijk toegestaan buiten de restitutie vallen.
Het niet verschijnen tijdens het evenement wordt beschouwd als annulering op de dag zelf en geeft geen recht op restitutie.
Artikel 24 – Opbouw en afbouw
Standhouders dienen zich te houden aan de door de Organisator gecommuniceerde tijden en instructies voor opbouw en afbouw.
Een stand dient vóór opening voor bezoekers volledig gereed te zijn.
Het voortijdig afbreken of verlaten van een stand tijdens openingstijden is niet toegestaan zonder toestemming van de Organisator.
Na afloop dient de toegewezen ruimte schoon en leeg te worden achtergelaten.
Afval, verpakkingsmateriaal, meubels of andere materialen mogen niet worden achtergelaten.
Eventuele extra schoonmaak- of afvoerkosten als gevolg van het niet correct achterlaten van de stand kunnen aan de standhouder worden doorberekend.
Artikel 25 – Standpresentatie
Standhouders zijn zelf verantwoordelijk voor de inrichting en presentatie van hun eigen stand.
De algemene Japanse sfeer en festivalaankleding worden door de Organisator verzorgd.
De inrichting van een stand mag geen gevaar opleveren, bezoekersstromen blokkeren of ernstige hinder veroorzaken voor omliggende standhouders.
Artikel 26 – Aanwezigheid
De stand dient tijdens de voor bezoekers geldende openingstijden voldoende bemand te zijn.
De standhouder is zelf verantwoordelijk voor voldoende personeel, pauzes en vervanging.
Artikel 27 – Elektriciteit en apparatuur
Elektriciteit is uitsluitend inbegrepen wanneer dit bij de boeking of overeenkomst uitdrukkelijk is aangegeven.
Standhouders mogen uitsluitend veilige en deugdelijke elektrische apparatuur gebruiken.
Kabels moeten veilig worden aangelegd en mogen geen struikelgevaar veroorzaken.
Het gebruik van apparatuur met een hoog stroomverbruik, open vuur, gas, warmtebronnen, rookmachines of vergelijkbare installaties is alleen toegestaan na voorafgaande toestemming van de Organisator en, waar noodzakelijk, de locatie of bevoegde instanties.
Artikel 28 – Brandveiligheid
Alle standhouders dienen de geldende brandveiligheidsvoorschriften en aanwijzingen van de Organisator, locatie, beveiliging en hulpdiensten op te volgen.
Nooduitgangen, vluchtwegen en brandbestrijdingsmiddelen mogen nooit worden geblokkeerd.
Decoratiematerialen moeten waar vereist voldoen aan geldende brandveiligheidseisen.
FOOD & DRINKS
Artikel 29 – Foodstandhouders
Foodstandhouders zijn zelf verantwoordelijk voor naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving rondom voedselveiligheid, hygiëne, allergenen, personeel, vergunningen en verkoop.
De Organisator kan bewijsstukken, certificaten of andere informatie opvragen.
Foodstandhouders moeten vooraf correcte informatie verstrekken over onder andere benodigde elektriciteit, water, gas, apparatuur, afmetingen en bereidingswijze.
Artikel 30 – Allergenen en voedselveiligheid
De betreffende foodondernemer is verantwoordelijk voor correcte informatie over ingrediënten en allergenen.
De Organisator is niet verantwoordelijk voor de samenstelling of bereiding van producten die door zelfstandige foodondernemers worden verkocht.
AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 31 – Eigendommen
Bezoekers en standhouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke eigendommen.
De Organisator is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen, behalve voor zover aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten.
Standhouders wordt geadviseerd waardevolle producten niet onbeheerd achter te laten.
Artikel 32 – Aansprakelijkheid standhouder
De standhouder is verantwoordelijk voor schade die door hemzelf, zijn personeel, hulppersonen, materialen, producten, apparatuur of standinrichting wordt veroorzaakt, voor zover deze schade aan de standhouder kan worden toegerekend.
De standhouder is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van passende bedrijfs-, aansprakelijkheids- en eventueel goederenverzekeringen.
Artikel 33 – Aansprakelijkheid Organisator
De Organisator is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade voor zover deze schade volgens het toepasselijke recht aan de Organisator kan worden toegerekend.
Aansprakelijkheid wordt niet uitgesloten of beperkt voor zover dit wettelijk niet is toegestaan.
Voor ondernemingen en professionele deelnemers kan de aansprakelijkheid, voor zover wettelijk toegestaan, worden beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van de Organisator wordt uitgekeerd.
GEDRAG & HANDHAVING
Artikel 34 – Gedrag standhouders
Standhouders, medewerkers en vertegenwoordigers dienen zich professioneel en respectvol te gedragen tegenover bezoekers, andere standhouders, medewerkers, leveranciers en de locatie.
Agressie, intimidatie, discriminatie, bedreiging, diefstal, gevaarlijk gedrag of ernstige overlast wordt niet geaccepteerd.
Bij ernstige overtreding kan de Organisator deelname onmiddellijk beëindigen.
Wanneer beëindiging het gevolg is van verwijtbaar handelen van de standhouder bestaat in beginsel geen recht op restitutie.
Artikel 35 – Aanwijzingen organisatie
Iedere bezoeker en standhouder dient redelijke aanwijzingen van de Organisator, beveiliging, locatiebeheerder, hulpdiensten en bevoegde autoriteiten op te volgen.
PRIVACY
Artikel 36 – Persoonsgegevens
De Organisator verwerkt persoonsgegevens voor onder andere ticketverkoop, standhouderadministratie, betalingen, klantenservice, communicatie, beveiliging en organisatie van het evenement.
Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
Meer informatie kan worden opgenomen in een afzonderlijke privacyverklaring op de website.
WIJZIGING, ANNULERING & SLOTBEPALINGEN
Artikel 37 – Verplaatsing van het evenement
Wanneer het evenement wordt verplaatst, informeert de Organisator ticketkopers en standhouders zo spoedig mogelijk.
De gevolgen voor bestaande tickets en standboekingen worden bepaald aan de hand van de reden van verplaatsing, de toepasselijke wetgeving en de omstandigheden van het geval.
Artikel 38 – Annulering door de Organisator
Wanneer het evenement definitief door de Organisator wordt geannuleerd zonder vervangende datum, worden de rechten van ticketkopers en standhouders bepaald overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de reden van annulering.
De Organisator communiceert in dat geval zo spoedig mogelijk over de verdere afhandeling.
Artikel 39 – Wijziging van deze voorwaarden
De Organisator kan deze algemene voorwaarden wijzigen wanneer dit noodzakelijk is wegens wijzigingen in het evenement, bedrijfsvoering, wetgeving of andere relevante omstandigheden.
Voor reeds gesloten overeenkomsten worden wijzigingen die de positie van de wederpartij wezenlijk verslechteren niet zonder rechtsgrond met terugwerkende kracht toegepast.
Artikel 40 – Nietigheid
Wanneer één of meerdere bepalingen uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet-afdwingbaar blijken te zijn, blijven de overige bepalingen van kracht.
De betreffende bepaling wordt waar mogelijk vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het oorspronkelijke doel.
Artikel 41 – Klachten en contact
Vragen of klachten kunnen worden gericht aan:
Japan Pop Culture Festival
E-mail: info@japanpopculturefestival.nl
Website: japanpopculturefestival.nl
Klachten worden bij voorkeur zo spoedig mogelijk en voldoende duidelijk omschreven ingediend, zodat de Organisator deze kan onderzoeken en beantwoorden.
Artikel 42 – Toepasselijk recht
Op overeenkomsten met Japan Pop Culture Festival is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de Nederlandse wet bevoegde rechter.
Voor consumenten blijven eventuele dwingendrechtelijke regels omtrent bevoegde rechter en consumentenbescherming onverminderd van toepassing.
